Jak sporządzić wniosek habilitacyjny z podpisem elektronicznym: krok po kroku

Jak sporządzić wniosek habilitacyjny z podpisem elektronicznym: krok po kroku

Poradnik

Jak sporządzić wniosek habilitacyjny z podpisem elektronicznym – krok po kroku
(wyłącznie o wymogu podpisu elektronicznego; bez innych elementów procedury)

KrokCo trzeba zrobićDlaczego / na co uważać
1. Sprawdź, jakie podpisy akceptuje RDNRada Doskonałości Naukowej (RDN) oraz większość uczelni przyjmują trzy równoważne formy: 1) kwalifikowany podpis elektroniczny, 2) podpis zaufany (Profil Zaufany), 3) podpis osobisty (warstwa e-dowodu). (Wydział Sztuk Pięknych, Rady Dyscyplin)Inny rodzaj (skan odręcznego podpisu, podpis biometryczny itp.) zostanie odrzucony na etapie kontroli formalnej.
2. Ustal, które pliki muszą być podpisanePodpis należy złożyć na każdym dokumencie tworzonym przez habilitanta: wniosku przewodnim, „Dane wnioskodawcy”, autoreferacie, wykazie osiągnięć i wszystkich dodatkowych oświadczeniach. (Rady Dyscyplin)Jeśli dokument powstał u innego podmiotu (np. zaświadczenie z biblioteki), podpisuje go jego wystawca.
3. Przygotuj pliki do podpisuZapisz każdy dokument w PDF (zalecany profil PDF/A). Sprawdź, czy rozmiar nie przekracza limitu 10 MB, jeśli planujesz podpis zaufany. (Gov.pl)Podpis kwalifikowany nie ma limitu rozmiaru, ale e-PUAP ogranicza pojedynczy załącznik do 50 MB.
4. Wybierz i zainstaluj narzędzie podpisujące• Kwalifikowany podpis – aplikacja dostawcy (Sigillum, Asseco CPS, EuroCert, itp.).• Podpis zaufany – bezpłatna usługa „Podpisz dokument elektronicznie” na gov.pl.• Podpis osobisty – aplikacja „e-Do App” + czytnik e-dowodu. (Gov.pl, epodrecznik.mc.gov.pl)Pamiętaj, że podpis zaufany generuje plik .xml (XAdES). Jeśli uczelnia wymaga podpisu wewnątrz PDF (PAdES), wybierz podpis kwalifikowany.
5. Podpisz dokumenty– Podpisz każdy PDF osobno – nie łączyć w paczkę ZIP przed podpisaniem.- Używaj bieżącego czasu systemowego; anty-datowanie jest wykrywane.Wszystkie podpisy muszą być widoczne w walidatorze (np. w Adobe Acrobat lub na walidatorze ePUAP).
6. Zweryfikuj podpisPrzed wysyłką sprawdź status „Ważny” i to, że certyfikat nie jest unieważniony.Niepoprawny podpis = wezwanie do uzupełnienia i opóźnienie wszczęcia postępowania.
7. Wyślij komplet przez ePUAP / e-DoręczeniaSkorzystaj z formularza „Pismo ogólne do podmiotu publicznego” i wybierz skrytkę /RDN/SkrytkaESP lub właściwą uczelnię. Wszystkie załączniki muszą być już podpisane; ePUAP nie dodaje podpisu automatycznie. (Rady Dyscyplin)Po wysłaniu pobierz UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) – stanowi dowód terminu złożenia.

Najczęstsze pytania

PytanieOdpowiedź (w skrócie)
Czy można podpisać jeden, zbiorczy plik ZIP?Nie. RDN wymaga podpisu na każdym pojedynczym dokumencie.
Czy podpis zaufany jest „słabszy” niż kwalifikowany?W relacji z administracją publiczną oba mają tożsame skutki prawne; kwalifikowany jest uniwersalny także w obrocie prywatnym. (Gov.pl, epodrecznik.mc.gov.pl)
Co, jeśli podpis został złożony po upływie terminu naboru?Liczy się data wpływu kompletnej, poprawnie podpisanej dokumentacji na skrzynkę RDN/uczelni.

Podsumowanie: Wniosek habilitacyjny w formie elektronicznej jest uznany za „złożony” dopiero wtedy, gdy każdy plik w pakiecie nosi kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty, a komplet trafi na skrzynkę ePUAP (lub nową skrzynkę e-Doręczeń) podmiotu habilitującego. Brak któregokolwiek podpisu lub użycie nieakceptowanego formatu powoduje formalne zwrotki i przesuwa bieg postępowania.